El dossier de empresa es una de las herramientas de comunicación básicas para cualquier empresa, tanto si vende a consumidor final (B2C) como si vende a otras empresas o profesionales (B2B). Y aunque es importante en ambos escenarios, es en el entorno B2B donde este documento que recoge los datos más relevantes de nuestra empresa puede resultar más crucial. Esto es así porque los procesos de decisión de compra son mucho más extensos cuando el comprador es una empresa, y además, cuanto más alto es el valor y la relevancia que esa compra va a tener en la empresa, más personas están implicadas en esa toma de decisión. Por tanto, contar con un documento que deje claro que te ayude a generar confianza cuando se produzca la inevitable comparación con tu competencia es de vital importancia para apoyar tu comunicación y tus ventas.

¿Qué es un dossier de empresa?

El dossier de empresa es un resumen de los datos más importantes que quieres comunicar sobre tu empresa, pero no solo eso. Es importante también que cuente con un buen diseño que lo haga atractivo para quien lo recibe, y si es el caso también con una buena impresión y materiales a la altura de lo que deseas transmitir a través de tu marca.

Cómo puedes aprovechar tu dossier de empresa

Muchas empresas no sacan a su dossier de empresa todo el partido, y lo tienen por ahí ‘aparcado’ a la espera de que alguien se lo pida. Y seamos realistas, eso es algo que rara vez pasa. Si quieres que tu dossier de empresa sirva para apoyar tus acciones de comunicación y ventas, tenlo siempre actualizado tanto en formato físico como digital para utilizarlo en todas estas situaciones:

• Colgarlo en tu web para que pueda consultarlo cualquiera que quiera ampliar información sobre tu empresa.
• Apoyar la primera toma de contacto con posibles clientes en ferias, congresos, networkings y otros eventos empresariales.
• Contactar con inversores que puedan ayudarte en el crecimiento de tu negocio.
• Como material adjunto a tus notas de prensa, por si el periodista que las recibe necesita más detalles sobre tu marca.
• Como herramienta de comunicación interna, para que tus empleados conozcan la información más importante sobre la empresa en la que trabajan, se involucren en ella y sean capaces de comunicarse en nombre de la marca a la que representan.
• Dar a conocer a proveedores y colaboradores la filosofía y actividad de tu empresa cuando empiezas a trabajar con ellos. De esta manera les das un contexto y una idea más clara de lo que esperas de ellos.
• Como material de apoyo en procesos de selección: pásales el dossier a los candidatos que pasen el primer filtro y dales la oportunidad de ojearlo para valorar en las siguientes entrevistas su nivel de interés en la empresa, lo que opinan de ella, etc.

¿Qué estructura debe tener un dossier de empresa?

No hay dos dossieres de empresa iguales, y su estructura tampoco sigue un patrón fijo. Esta va a depender del sector en el que te mueves, de cuáles son los principales objetivos que quieres alcanzar con ese dossier y de cuáles son los puntos fuertes que deseas destacar ante tu interlocutor. De hecho, puedes tener varias versiones de dossier en las que la información sea prácticamente la misma, pero que esté organizada de diferente manera dependiendo del público al que vas a dirigirte en cada momento. A continuación vamos a detallar cuáles son las secciones que no deberían faltar en ningún dossier, sea cual sea tu negocio, y cómo podrías ordenarlas dependiendo del público al que desees dirigirte.

Secciones de un dossier de empresa

Independientemente de tu sector y del tamaño de tu negocio, estas son las secciones que no deberían faltar en tu dossier de empresa:

• Presentación de la empresa: explicamos quiénes somos, a qué nos dedicamos, cuál es nuestro propósito, misión, visión y valores. Todo ello de manera muy concisa y visual.
• Historia: en esta apartado desgranamos la trayectoria de la empresa y sus mayores logros, pero sin enrollarnos demasiado y yendo directamente a aquello que aporta valor y confianza a quien lo está leyendo. Entre los hitos que incluyas puede haber premios y reconocimientos que avalen la calidad de vuestros productos o servicios.
• Productos y servicios: detallamos cuáles son los diferentes productos o servicios que comercializamos, dividiéndolos en diferentes líneas (si las hay) y enfatizando los valores diferenciales que puedan despertar un mayor interés. Debe quedar muy claro qué puedes ofrecer, pero no es necesario que la información sea extremadamente detallada. Eso déjalo para el catálogo de productos o servicios, que es un tipo de documento diferente y mucho más enfocado a la venta que el dossier (este debe ser más informativo y generar confianza, no agobiar al destinatario con exceso de información).
• Estadísticas y/o información financiera: utiliza datos que hablen del crecimiento de tu negocio para generar confianza en vuestra solvencia y visión de futuro. Si los apoyas con elementos gráficos que lo hagan más atractivo y fácil de entender, mucho mejor.
• RSC: si tu empresa está llevando a cabo acciones sociales que respalden sus valores, inclúyelas aquí.
• Clientes y/o testimonios: cuenta con quién trabajas ya y si puedes, incluye testimonios de clientes satisfechos que hablen de los resultados que sus empresas han obtenido gracias a tus productos o servicios.
• Contacto: Incluye todos los datos de contacto posibles para que puedan comunicarse contigo en la modalidad en la que se sientan más cómodos.

Cómo ordenar la información en un dossier de empresa B2B

El orden en el que te hemos detallado las secciones podría valer perfectamente para un dossier estándar, el que podrías hacer si solo quieres hacer una única versión ‘para todos los públicos’. Si te fijas, hemos hecho un ‘sándwich de confianza’, en el que primero hablamos de los valores diferenciales y logros de la empresa, después hablamos de productos o servicios y finalmente volvemos a incluir información que reafirma la idea de que ‘somos de fiar’.

Si te animas a crear versiones adaptadas a diferentes públicos, párate a pensar en qué es lo que más importa a cada uno de ellos:

• Si estás enviando tu dossier a un inversor o a un periodista de la sección de economía, la sección de estadísticas e información financiera debería estar mucho más arriba, así que puede ser una buena idea ponerla en segundo lugar y colocar la historia después de los productos y servicios.
• Si el dossier es para apoyar las ventas durante una feria, sube la sección de productos al segundo lugar para que sea más fácil llegar a ella, y coloca toda la información ‘extra’ después.
• Si vas a enviar tu dossier para complementar la nota de prensa que has enviado a varios periodistas especializados en tu sector, tal vez sea buena idea dar prioridad a la historia y a las estadísticas por encima del producto.

¿Te haces ya una idea de cómo debe ser tu dossier de empresa y cómo sacarle todo el partido para que haga crecer tu negocio? Si necesitas más ideas de secciones que podrían encajar para tu caso concreto, o necesitas ayuda para crear un dossier digno de recordar, contáctanos. Como agencia de marketing especializada en entornos B2B, podemos ocuparnos de analizar cuál es el tipo de dossier que mejor servirá a tus objetivos, de redactar textos que realmente te diferencien de tu competencia y de crear un diseño que muestre toda la esencia de tu marca.

Gracias por leer hasta aquí. Si hay algún tema relacionado con el marketing que te interesa y no encuentras en este blog, cuéntanoslo y te dedicamos un post 😉